Mit „Erechnung“ ist in der Praxis fast immer die E-Rechnung gemeint – also eine strukturierte elektronische Rechnung, die maschinenlesbar ist und sich automatisch weiterverarbeiten lässt. Seit 1. Januar 2025 gelten dafür neue umsatzsteuerliche Spielregeln im inländischen B2B-Geschäft (Unternehmen an Unternehmen).

Dieser Artikel erklärt verständlich:

• Was eine E-Rechnung ist (und was nicht),
• welche Pflichten ab 2025 gelten (Empfang vs. Ausstellung),
• Übergangsfristen bis 2028,
• Ausnahmen, bei denen du (teilweise) nicht betroffen bist,
• Praxis-Checkliste für Selbstständige und Unternehmen.

Hinweis: Das ist eine allgemeine Übersicht und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.

1) Was ist eine E-Rechnung – und was ist nur „elektronisch“?

E-Rechnung (neu ab 2025)

Seit 1. Januar 2025 ist eine Rechnung nur dann eine E-Rechnung, wenn sie

• in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und
• elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Ein PDF per E-Mail ist seitdem keine E-Rechnung mehr (sondern eine „sonstige Rechnung“), weil es nicht strukturiert ist.

Übliche Formate (praxisrelevant)

Als E-Rechnung gelten insbesondere Formate, die die EU-Norm EN 16931 erfüllen (XML-basiert). In Deutschland sind das vor allem:

• XRechnung
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (je nach Profil)

Wichtig bei ZUGFeRD (hybrid): Wenn Bild/PDF und XML voneinander abweichen, ist der strukturierte XML-Teil maßgeblich.

2) Für wen gilt das überhaupt? (Wer ist „Unternehmer“?)

Umsatzsteuerlich bist du „Unternehmer“, wenn du selbstständig eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit ausübst. Darunter fallen ausdrücklich auch z. B.:

• Freiberufler
• Ärzte und Heilberufe
• Vermieter (auch bei steuerfreien Umsätzen)
• Kleinunternehmer (nach § 19 UStG)

„Inländisch“ meint hier vereinfacht: leistender Unternehmer und Leistungsempfänger sind für den betreffenden Umsatz in Deutschland ansässig/registriert – es geht um die inländische B2B-Rechnung.

3) Die zwei großen Pflichten: Empfang vs. Ausstellung

A) Empfangspflicht (seit 1. Januar 2025)

Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können.

Und: Es gibt dafür keine Ausnahmen – auch nicht für Kleinunternehmer.

Minimalanforderung: Ein E-Mail-Postfach reicht grundsätzlich, um den Empfang sicherzustellen (du musst die Datei erhalten können).

In der Praxis brauchst du zusätzlich eine Möglichkeit, die Inhalte zu lesen und in deine Buchhaltung zu übernehmen (Viewer/Software).

Praxis-Tipp: Für XRechnung (reines XML) benötigst du einen Viewer oder Buchhaltungssoftware, die XML anzeigen kann. ZUGFeRD ist oft komfortabler, weil zusätzlich ein PDF-Sichtteil enthalten sein kann.

B) Ausstellungspflicht (kommt gestaffelt – mit Übergangsregeln)

Grundsätzlich soll im inländischen B2B-Bereich die E-Rechnung der Standard werden. Für die Ausstellung gibt es jedoch Übergangsfristen, damit Unternehmen Zeit zur Umstellung haben.

Übergangslogik (für deine Ausgangsrechnungen):

• 01.01.2025 bis 31.12.2026: Du darfst statt E-Rechnung auch sonstige Rechnungen ausstellen.
  
  • Papier: weiterhin möglich
  • PDF/andere elektronische Formate: nur mit Zustimmung des Empfängers
• Verlängerung bis 31.12.2027, wenn dein Vorjahresumsatz ≤ 800.000 € beträgt (relevant für viele Solo-Selbstständige und kleinere Betriebe).
• EDI-Verfahren (elektronischer Datenaustausch) können unter bestimmten Voraussetzungen ebenfalls noch bis Ende 2027 genutzt werden, auch wenn sie (noch) nicht vollständig dem E-Rechnungsstandard entsprechen.

Merksatz:

• Empfangen: ab 2025 sofort.
• Ausstellen: Umstellung kommt je nach Fall schrittweise – oft faktisch ab 2027/2028 vollständig.

4) Wann bist du ausgenommen? (Die wichtigsten Ausnahmen)

Wichtig ist die Unterscheidung: Ausnahmen betreffen vor allem die Ausstellungspflicht, nicht die Empfangspflicht.

4.1 Ausnahmen, weil gar keine umsatzsteuerliche Rechnungspflicht besteht

Die E-Rechnungsregeln greifen nur dort, wo überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Rechnungsstellung besteht. Häufig nicht betroffen sind daher:

• B2C-Umsätze (Rechnungen an Privatpersonen): Hier besteht nicht in allen Fällen eine umsatzsteuerliche Rechnungspflicht, und die E-Rechnungspflicht zielt primär auf B2B.
• Viele steuerfreie Umsätze: Bei bestimmten steuerfreien Leistungen gelten andere Regeln zur Rechnungspflicht.

4.2 Ausnahmen, obwohl Rechnungspflicht besteht (aber nicht zwingend als E-Rechnung)

Selbst wenn eine Rechnung zu stellen ist, darf sie in einigen Fällen weiterhin „sonstig“ sein (Papier/PDF etc.). Typische Beispiele:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto: Für diese gelten vereinfachte Anforderungen; sie müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden.
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten (z. B. bestimmte Tickets): Ebenfalls ausgenommen.
• Leistungen von Kleinunternehmern: Kleinunternehmer sind in bestimmten Konstellationen von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen.
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. bestimmte öffentliche Stellen oder Organisationen, wenn sie nicht als Unternehmer handeln).

Wichtig für Kleinunternehmer:

• Du kannst in vielen Fällen weiterhin keine E-Rechnung ausstellen müssen.
• Du musst aber trotzdem E-Rechnungen empfangen können, wenn dir ein Lieferant/Leistungserbringer eine E-Rechnung schickt.

4.3 Gibt es Ausnahmen vom Empfang?

Kurz: Nein. Die Empfangsfähigkeit soll flächendeckend gelten – unabhängig von Größe, Umsatz oder Kleinunternehmerstatus.

5) Was musst du organisatorisch beachten? (Inhalte, Prozesse, Aufbewahrung)

A) Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen

Damit eine E-Rechnung wirklich maschinell verarbeitet werden kann, müssen die wesentlichen Rechnungsangaben (wie Rechnungsaussteller, Leistungsempfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt, Steuerbetrag etc.) im strukturierten Datenteil enthalten sein. Anhänge sind möglich, aber die Kerndaten dürfen nicht nur „als PDF-Text“ irgendwo lose beigefügt sein.

B) Übermittlungsweg ist flexibel

Es gibt keinen „einen“ verpflichtenden Versandkanal. Möglich sind je nach Kunde und System z. B.:

• E-Mail-Versand
• Upload/Download in Portalen
• Schnittstellen (API)
• EDI

Entscheidend ist, dass das Format eine echte E-Rechnung ist und beim Empfänger verarbeitet werden kann.

C) Archivierung / Aufbewahrung

E-Rechnungen sind elektronische Belege und müssen entsprechend ordnungsgemäß aufbewahrt werden:

• Originalformat erhalten (insbesondere der strukturierte XML-Teil)
• unveränderbar bzw. nachvollziehbar versioniert
• auffindbar und mit einem sauberen Prozess (Eingang, Prüfung, Freigabe, Buchung, Archiv)

Neben der steuerlichen Aufbewahrungspflicht sind die Anforderungen an ordnungsgemäße digitale Buchführung (GoBD-Grundsätze) relevant.

6) Sonderfall: Rechnungen an Behörden (B2G) ≠ B2B

E-Rechnung ist nicht nur ein B2B-Thema. Für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (B2G) gab und gibt es teils eigene Vorgaben – z. B. bestimmte Formate (oft XRechnung) und spezifische Übermittlungswege (Portale).

Praxisfolge: Auch wenn du ansonsten wenig B2B hast, kann es bei Behördenkunden sein, dass du schneller und strenger E-Rechnung liefern musst.

7) Konkrete To-dos für Selbstständige & Unternehmer (Checkliste)

Sofort (weil Empfangspflicht seit 2025)

1. Zentrales Postfach für Eingangsrechnungen festlegen (z. B. rechnung@…).
2. Viewer oder Software bereitstellen, um XRechnung/ZUGFeRD zu lesen.
3. Ablage/Archivprozess definieren: Wo werden E-Rechnungen gespeichert, wie werden sie indiziert, wie wird Unveränderbarkeit sichergestellt?
4. Team/Steuerbüro abstimmen: Wer bekommt welche Rechnungen, wie erfolgt die Übergabe?

Für Ausgangsrechnungen (Umstellung sauber planen)

5. Kundenstruktur prüfen: B2B (inländisch) vs. B2C, Ausnahmen (Kleinbeträge, Fahrausweise etc.).
6. Umsatzschwelle prüfen: Vorjahresumsatz über/unter 800.000 € (relevant für Übergänge).
7. Formatstrategie festlegen: XRechnung (strikt) oder ZUGFeRD (hybrid, oft komfortabler).
8. Zustimmungen klären: Wenn du in der Übergangszeit PDF versenden willst, brauchst du im B2B-Fall oft die Zustimmung des Empfängers.
9. Testläufe machen: 2–3 Kunden auswählen, E-Rechnung testweise senden, Rückmeldungen einholen, Prozess verbessern.

8) Typische Stolperfallen (und wie du sie vermeidest)

• „PDF per Mail ist doch elektronisch“
  Elektronisch ja – aber seit 2025 keine E-Rechnung im neuen Sinne. Für viele B2B-Fälle reicht PDF langfristig nicht mehr.
• E-Rechnung empfangen ≠ E-Rechnung verstehen
  Das reine Annehmen der Datei ist nicht genug für den Alltag. Du brauchst einen Prozess, um Inhalte zu prüfen, freizugeben und zu buchen.
• ZUGFeRD: Sicht-PDF vs. XML
  Wenn Unterschiede auftreten, gilt der XML-Teil. Deshalb: verlässliche Software nutzen und Tests machen.
• Archivierung chaotisch
  Einfach „im E-Mail-Postfach liegen lassen“ führt schnell zu Problemen (Auffindbarkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit).

9) Fazit

• Seit 01.01.2025 musst du E-Rechnungen empfangen können – ohne Ausnahmen.
• Eine echte E-Rechnung ist strukturiert (meist XML). PDF ist nicht gleich E-Rechnung.
• Die Pflicht zur Ausstellung wird über Übergangsfristen stufenweise relevant – abhängig von Zeitraum, Umsatz und Konstellation.
• Ausnahmen gibt es vor allem bei bestimmten Fällen wie Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweisen, Kleinunternehmerleistungen und außerhalb des typischen inländischen B2B-Kerns.